Hilfe und Benutzerhandbuch

Vor dem Start

Für eine bereits eingerichtete Installation benötigst du die Anmeldeadresse sowie ein aktives lokales, LDAP- oder SSO-Konto.

Der technische Betreiber startet das ausgelieferte Docker-Paket und stellt den Einrichtungscode bereit. Organisation, Integrationen und das erste Konto werden danach im Browser eingerichtet.

So gehst du vor

1. Wähle bei Bedarf unten in der Navigation Deutsch oder English. Die Auswahl gilt auch für Datumsformate und Benachrichtigungen, soweit dein Konto dies unterstützt.
2. Gib E-Mail-Adresse oder Benutzername und dein Passwort ein. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung folgt ein Code aus der Authenticator-App oder ein unbenutzter Wiederherstellungscode.
3. Wenn SSO angeboten wird, wähle den passenden Anbieter. Inventonia leitet dich zum Identitätsdienst weiter und bringt dich nach erfolgreicher Anmeldung zurück.
4. Nach der Anmeldung öffnet Inventonia den Bereich deiner Rolle: Dashboard für Administration, Inventar für Bearbeitung, Berichte für Lesende und Meine Zuweisungen für Ausleihende.

Wenn es nicht funktioniert

Eine abgelehnte Anmeldung kann auf falsche Zugangsdaten, ein deaktiviertes Konto, fehlende Verzeichnisverbindung oder eine abgelaufene Lizenz zurückgehen. Prüfe zuerst Schreibweise und gewählten Anmeldeweg; wende dich danach an die Administration.

Vor dem Start

Der E-Mail-Versand muss eingerichtet sein und das lokale Konto benötigt eine erreichbare E-Mail-Adresse. Die Bestätigung lässt nicht erkennen, ob das eingegebene Konto existiert.

So gehst du vor

1. Öffne auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen“, gib die Konto-E-Mail-Adresse ein und fordere den Link an.
2. Öffne ausschließlich den neuesten Link aus der E-Mail. Er gilt nur einmal und nur innerhalb seines Gültigkeitszeitraums.
3. Vergib ein neues Passwort, das alle eingeblendeten Anforderungen erfüllt, bestätige es und melde dich anschließend neu an.

Vor dem Start

Der Umfang der Navigation hängt von deiner Rolle und den freigeschalteten Lizenzfunktionen ab. Fehlende Menüpunkte sind daher nicht automatisch ein Fehler.

So gehst du vor

1. Auf großen Bildschirmen wechselst du über die linke Seitenleiste zwischen Arbeitsbereichen. Auf kleinen Bildschirmen öffnet „Navigation öffnen“ dieselben Einträge als fokussierten Dialog; Escape schließt ihn.
2. Drücke außerhalb eines Eingabefelds Strg+K oder Cmd+K, um die globale Suche zu öffnen. Ab zwei Zeichen sucht sie nach Assets und Mitarbeitenden. Je nach Rolle kommen Stammdaten hinzu. Die Pfeiltasten wählen Treffer, Enter öffnet sie.
3. Nutze den Dichte-Schalter für eine kompakte oder komfortable Darstellung. Der Design-Schalter wechselt zwischen Systemvorgabe, hell, dunkel und hohem Kontrast. Diese Optionen ändern keine Daten.
4. Wähle die Sprache in der Seitenleiste. Bereits geöffnete Formulare solltest du vor einem Sprachwechsel speichern, damit keine Eingaben verloren gehen.

Wenn es nicht funktioniert

Lädt die globale Suche nicht, öffne den gewünschten Bereich direkt und filtere dort. Wiederhole die Suche nach dem Neuladen; anhaltende API-Fehler meldest du mit der angezeigten Support-Kennung an die Administration.

Vor dem Start

Rollen gehören zum Anmeldekonto. Ein Mitarbeitendeneintrag allein gewährt keinen Zugriff; die Verknüpfung verbindet lediglich Konto und Person für Self-Service und Nachvollziehbarkeit.

So gehst du vor

1. Administratoren verwalten zusätzlich Konten, Audit-Protokoll, Lizenz, Systemeinstellungen und Verzeichnisintegration. Sie dürfen alle Änderungen ausführen.
2. Bearbeitende pflegen Assets, Mitarbeitende, Zuweisungen, Importe, Inventuren und freigeschaltete Vorgänge. Sicherheits- und Systemeinstellungen bleiben ausgeschlossen.
3. Betrachtende lesen Bestände, Personen, Berichte und freigegebene Exporte. Änderungsaktionen stehen für diese Rolle nicht zur Verfügung.
4. Lesende können zusätzlich Importaufträge, Inventursitzungen und lizenzierte Planungsbereiche prüfen, dort aber keine Übernahme, Bewertung oder andere Fachänderung ausführen.
5. Ausleihende sehen ihre Zuweisungen und den persönlichen Kalenderfeed. Sie prüfen eigene aktive und vergangene Zuweisungen und stellen Rückgabeanfragen.
6. Die Anmeldequelle legt keine Berechtigung fest: Lokale, LDAP- und SSO-Konten benötigen jeweils eine passende Rolle. Die Personenverknüpfung schaltet Self-Service frei, erhöht aber keine Rechte.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlt ein Bereich oder eine Aktion, prüfe in dieser Reihenfolge: angemeldetes Konto, Rolle, Lizenzfunktion, aktueller Datensatzstatus und externe Kontoverwaltung. Ein Mitarbeitendenprofil ohne Benutzerkonto gewährt keinen Zugriff.

Vor dem Start

Du benötigst ein aktives Inventonia-Konto und eine Kalenderanwendung, die Internetkalender im iCalendar-Format unterstützt.

So gehst du vor

1. Öffne im Self-Service „Kalender“ und erzeuge einen persönlichen Kalenderlink.
2. Kopiere den Link direkt nach dem Erzeugen. Füge ihn in Outlook, Apple Kalender oder der eingesetzten Kalenderanwendung als neues Internetkalender-Abonnement ein.
3. Prüfe nach dem ersten Abruf den angezeigten Zeitpunkt „Zuletzt abgerufen“. Kalenderanwendungen aktualisieren abonnierte Kalender nach ihrem eigenen Zeitplan.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlen neue Termine, aktualisiere das Abonnement in der Kalenderanwendung. Bleibt „Zuletzt abgerufen“ unverändert, ersetze den Link und richte das Abonnement erneut ein.

Vor dem Start

Für Browser-Benachrichtigungen müssen Betreiberkonfiguration, Browserunterstützung und Benachrichtigungsberechtigung verfügbar sein.

So gehst du vor

1. Öffne „Sitzungen“, prüfe Browser, Betriebssystem, IP-Adresse und letzte Nutzung und beende unbekannte Geräte einzeln oder alle anderen Sitzungen.
2. Öffne „Browser-Benachrichtigungen“, aktiviere dieses Gerät nach der Browserabfrage und entferne Geräte, die keine Hinweise mehr erhalten sollen.
3. Öffne „Datenschutz“, um den eigenen personenbezogenen Export herunterzuladen oder eine Löschanfrage zu stellen. Eine offene Anfrage kann zurückgezogen werden.

Vor dem Start

Die Installation wird nur angeboten, wenn Browser, sichere Verbindung und Serverkonfiguration sie unterstützen.

So gehst du vor

1. Wähle „App installieren“, sobald Inventonia den Hinweis anzeigt. Auf iPhone und iPad nutzt du in Safari „Teilen“ und danach „Zum Home-Bildschirm“.
2. Wenn eine neue Version bereitsteht, speichere offene Eingaben und wähle „Neu laden“. Danach arbeitet die App mit dem aktuellen Stand.
3. Bei Verbindungsverlust bleiben bereits geladene Ansichten möglicherweise sichtbar. Warte mit Suchen, Uploads und Änderungen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist.

Vor dem Start

Die Filter bestimmen die gesamte Ergebnismenge. Mit der zusätzlichen Suche direkt über der Tabelle grenzt du die angezeigte Seite weiter ein.

So gehst du vor

1. Gib einen Suchbegriff ein und wähle bei Bedarf, ob alle Textfelder, Name, Modell, Seriennummer oder Inventarnummer durchsucht werden sollen.
2. Öffne „Weitere Filter“ für Kategorie, Modell, Standort, zugewiesene Person, einen oder mehrere Status sowie Datenqualitätsprüfungen wie fehlende Seriennummer oder widersprüchlichen Zuweisungsstatus.
3. Wähle unter Archivzustand aktive, archivierte oder alle Assets. Standardmäßig bleibt die operative Liste auf aktive Einträge begrenzt.
4. Lege Sortierfeld, Richtung und Seitengröße fest und wende die Filter an. Die Seitensteuerung behält alle Filter bei.

Wenn es nicht funktioniert

Ein leerer Treffer trotz sichtbarer Daten entsteht häufig durch die Suche oberhalb der Tabelle. Setze zuerst diese Eingabe und danach die übrigen Filter zurück.

Vor dem Start

Eine gespeicherte Ansicht gehört zu deinem Benutzerkonto. Spalten- und Dichtepräferenzen werden für die aktuelle Browsernutzung gespeichert.

So gehst du vor

1. Stelle die gewünschten Filter ein, vergib im Bereich „Gespeicherte Ansichten“ einen eindeutigen Namen und speichere die Ansicht.
2. Öffne eine gespeicherte Ansicht, um deren Filter erneut anzuwenden. Lösche sie nur, wenn sie nicht mehr benötigt wird; dadurch werden keine Assets gelöscht.
3. Nutze die Tabellenoptionen, um Spalten ein- oder auszublenden und zwischen normaler und kompakter Dichte zu wechseln. Ein Klick auf sortierbare Spaltenüberschriften ändert die Reihenfolge.
4. Die Suche unmittelbar über der Tabelle eignet sich für das schnelle Eingrenzen der aktuellen Seite. Öffne den Asset-Namen oder „Details“, um den Datensatz aufzurufen.

Vor dem Start

Mindestens eine aktive Kategorie muss vorhanden sein. Standort und Lieferant sind optional, sollten aber vorab als Stammdaten angelegt sein, wenn sie einheitlich ausgewertet werden sollen.

Die Inventarnummer ist die interne, stabile Kennung. Die Seriennummer stammt meist vom Hersteller und ersetzt die Inventarnummer nicht.

So gehst du vor

1. Öffne „Inventar erfassen“, wähle eine Kategorie und trage einen verständlichen Namen ein. Kategorie, Standort oder Lieferant lassen sich bei Bedarf direkt aus dem Formular anlegen.
2. Wähle optional ein Modell aus der gewählten Kategorie. Standardwerte für Garantie und Nutzungsdauer füllen nur leere Asset-Felder; eigene Eingaben bleiben erhalten.
3. Lass eine Inventarnummer automatisch erzeugen oder aktiviere die manuelle Eingabe. Prüfe eingeblendete Dublettenhinweise für Inventar- und Seriennummer, bevor du fortfährst.
4. Ergänze nur die Angaben, die du brauchst: etwa Status, Standort, Lieferant, Kaufdatum, Preis, Garantie, Arbeitsplatz oder interne Notizen.
5. Kategoriespezifische Felder erscheinen nach der Kategorienauswahl. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden; Auswahlfelder akzeptieren nur die vorgegebenen Werte.
6. Speichere mit „Inventar speichern“. „Speichern und weiteren Eintrag erfassen“ öffnet anschließend ein leeres Formular. Häufige Kombinationen kannst du als persönliche Vorlage ablegen.
7. Beim Klonen werden geeignete Stammdaten und Sachfelder übernommen, eindeutige Kennungen jedoch neu erfasst oder erzeugt. Prüfe alle übernommenen Werte vor dem Speichern.

Vor dem Start

Die Assets sollten dieselbe Kategorie und weitgehend gleiche Rahmendaten besitzen. Für große oder heterogene Datenmengen ist der Dateiimport geeigneter.

So gehst du vor

1. Wähle gemeinsame Stammdaten und füge für jedes physische Asset eine eigene Zeile hinzu.
2. Trage pro Zeile Name, Inventarnummer und gegebenenfalls Seriennummer ein. Eindeutige Werte dürfen weder im Bestand noch innerhalb der aktuellen Liste doppelt vorkommen.
3. Behebe markierte Konflikte und starte die Erstellung. Prüfe danach die Zusammenfassung für erfolgreiche und fehlgeschlagene Zeilen.
4. Öffne fehlgeschlagene Zeilen gezielt, korrigiere ihre Daten und sende nur diese erneut. Bereits erstellte Assets werden dadurch nicht verdoppelt.

Vor dem Start

Bearbeiten können Administration und Bearbeitende. Betrachtende können Details, Verlauf und zulässige Downloads lesen.

So gehst du vor

1. Prüfe oben Inventarnummer, Status und Archivkennzeichnung. Von der Übersicht gelangst du direkt zur aktuellen Zuweisung und zu ähnlichen Assets.
2. Öffne „Bearbeiten“, ändere die betroffenen Felder und speichere. Prüfe bei einem Kategorienwechsel besonders die neuen oder entfallenden Zusatzfelder.
3. Nutze das Datenblatt für eine kompakte Ausgabe des aktuellen Asset-Stands. Zuweisungsprotokolle stehen bei den jeweiligen Einträgen der Zuweisungshistorie bereit.
4. Filtere den Verlauf nach Ereignisart, Zeitraum oder Suchtext, um Änderungen, Importe, Inventurergebnisse und Bewegungen nachzuvollziehen.

Vor dem Start

Asset und Mitarbeitendeneintrag müssen aktiv sein. Nur ein Asset mit Status „Auf Lager“ kann neu zugewiesen werden.

So gehst du vor

1. Öffne die Asset-Detailseite und wähle „Zuweisen“. Suche die Person nach Name, E-Mail oder Personalnummer und kontrolliere die ausgewählte Identität.
2. Ergänze Übergabezeitpunkt, erwartetes Rückgabedatum und eine sachliche Übergabenotiz, soweit diese Informationen bekannt sind. Bestätige die Zuweisung.
3. Für eine direkte Weitergabe wählst du „Umhängen“. Inventonia beendet die bisherige Zuweisung und protokolliert die neue.
4. Bei einer Rücknahme wählst du „Zurücknehmen“, prüfst Fälligkeit und Übergabenotiz und entscheidest zwischen „Auf Lager“ und „Wartung“. Für Wartung ist ein konkreter Rückgabehinweis Pflicht.

Vor dem Start

Die vier kontrollierten Status sind „Auf Lager“, „Zugewiesen“, „In Wartung“ und „Ausgemustert“. Zuweisung, Ausmusterung und Reaktivierung besitzen eigene Vorgänge.

So gehst du vor

1. Verwende „Status ändern“ nur für den Wechsel zwischen „Auf Lager“ und „In Wartung“. „Zugewiesen“ entsteht ausschließlich durch eine Zuweisung.
2. Wähle „Inventar ausmustern“ und erfasse Verbleib, Grund und Datenträgerstatus. Abgeschlossene Bereinigungen benötigen Datum und Prüfnachweis; ein Beleg kann aus den aktiven Asset-Anhängen gewählt werden.
3. Beende vor der Ausmusterung aktive Reservierungen, Wartungen und Softwarelizenz-Zuweisungen. Ein aktiv zugewiesenes Asset muss zuerst zurückgenommen oder umgehängt werden.
4. Soll das Asset wieder eingesetzt werden, wähle „Asset reaktivieren“, lege „Auf Lager“ oder „In Wartung“ als Ziel fest und erfasse den Rückführungsgrund. Der ursprüngliche Nachweis bleibt unverändert.
5. Zum Archivieren öffnest du „Weitere Aktionen“, wählst „Archivieren“ und bestätigst den Schritt. Der Asset-Status bleibt dabei unverändert.
6. Zum Wiederherstellen filterst du die Inventarliste auf archivierte oder alle Assets, öffnest den Datensatz und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe anschließend Status und Stammdaten.

Vor dem Start

Mit Leserechten sind CSV-, XLSX- und Etikettenexporte verfügbar. Änderungen, Zuweisungen und Archivierungen benötigen Bearbeitungsrechte.

So gehst du vor

1. Setze die Auswahlkästchen der gewünschten Zeilen oder wähle die sichtbare Seite vollständig aus. Kontrolliere die angezeigte Anzahl vor jeder Aktion.
2. Wähle „Sammelbearbeitung“, um nur ausdrücklich gesetzte Stammdaten zu ändern, oder „Status ändern“, um gemeinsam „Auf Lager“ oder „In Wartung“ zu setzen. Ausmusterungen werden einzeln dokumentiert.
3. Für eine Sammelzuweisung wählst du eine Person und prüfst, ob alle Assets zuweisbar sind. Die Ergebnisliste weist fehlgeschlagene Datensätze einzeln aus.
4. CSV und XLSX beziehen sich auf die aktuellen Filter. Beim Etikettendruck wählst du Vorlage und Codeformat; „aktuelle Filter“ druckt die gefilterte Menge, andernfalls die aktive Auswahl.
5. Prüfe bei Sammelarchivierung die Liste und bestätige erst, wenn keine aktiven Zuweisungen oder versehentlich ausgewählten Einträge enthalten sind.

Vor dem Start

Uploads benötigen Bearbeitungsrechte. Erlaubte Dateitypen und Größen werden im Upload-Feld geprüft; der Betreiber kann zusätzlich einen Malware-Scan erzwingen.

So gehst du vor

1. Öffne auf der Asset-Detailseite den Abschnitt „Anhänge“, wähle eine Datei und kontrolliere Dateiname, Typ und Größe vor dem Hochladen.
2. Lade die Datei hoch und warte auf die Bestätigung. Öffne den Download danach testweise, wenn das Dokument für einen kritischen Prozess benötigt wird.
3. Nutze „Dokumente“ für die zentrale Suche. Bearbeitende können dort zeitlich begrenzte Freigabelinks mit optionaler Abrufgrenze erzeugen, Abrufe prüfen und den Link widerrufen.
4. Lösche einen Anhang nur nach Prüfung des Dateinamens im Bestätigungsdialog. Belege für Wartung oder Ausmusterung bleiben geschützt und können nicht über die normale Anhangsaktion entfernt werden.
5. Nutze im Verlauf Zeitraum, Ereignistyp und Textsuche. Änderungen zeigen vorherige und neue Werte, soweit das Ereignis diese Daten führt.

Vor dem Start

Verbrauchsmaterialien sind mengenbasiert. Einzeln gekennzeichnete Geräte bleiben im Bereich Inventar.

So gehst du vor

1. Suche nach Bezeichnung, SKU oder Hersteller und grenze die Liste bei Bedarf auf eine Kategorie ein.
2. Aktiviere „Nur niedrige Bestände“, um Artikel am oder unter ihrem Meldebestand zu sehen. Ein Meldebestand null schaltet die Warnung für den Artikel aus.
3. Öffne archivierte Einträge nur für historische Recherche oder Wiederherstellung; sie nehmen keine neuen Buchungen an.

Vor dem Start

Lege im Tab „Kategorien“ mindestens eine aktive Verbrauchsmaterial-Kategorie an. Asset-Kategorien stehen hier nicht zur Auswahl.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung, Kategorie und Einheit. SKU, Hersteller, Beschreibung, Lagerort und Lieferant ergänzen die operative Zuordnung.
2. Setze einen Meldebestand nur dann größer null, wenn Inventonia den Artikel als niedrig priorisieren soll.
3. Erfasse vorhandene Menge als Anfangsbestand und dokumentiere bei Bedarf die Quelle. Inventonia legt dafür automatisch einen Bestandszugang an.

Vor dem Start

Der Artikel und seine Kategorie müssen aktiv sein. Für Ausgaben muss außerdem eine aktive Person gewählt werden.

So gehst du vor

1. Buche neu eingegangene Mengen als Zugang. Ein Hinweis kann Lieferschein, Bestellung oder Fundort dokumentieren.
2. Wähle bei einer Ausgabe die empfangende Person und die Menge. Eine Ausgabe über den verfügbaren Bestand wird abgelehnt.
3. Nutze die Korrektur nur nach einer physischen Zählung. Gib den gezählten Gesamtbestand und einen konkreten Grund ein; Inventonia berechnet die Differenz.
4. Prüfe danach die Bewegungshistorie mit Änderung, neuem Saldo, Empfänger, Akteur und Zeitpunkt.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Archivierung gesperrt, muss der physisch bestätigte Bestand zuerst mit einer begründeten Korrektur auf null gesetzt werden.

Vor dem Start

Komponenten sind mengenbasierte interne Bauteile. Geräte mit eigener Inventarnummer bleiben Assets; ausgegebene Verbrauchsgüter bleiben Verbrauchsmaterialien.

So gehst du vor

1. Suche nach Bezeichnung, SKU, Modellnummer oder Hersteller und grenze die Liste bei Bedarf auf eine Kategorie ein.
2. Aktiviere „Nur niedrige Lagerbestände“, um freie Mengen am oder unter dem Meldebestand zu sehen.
3. Aktiviere „Nur verbaute Komponenten“, wenn ausschließlich Artikel mit aktuellen Asset-Einbauten relevant sind.

Vor dem Start

Lege im Tab Kategorien mindestens eine aktive Komponentenkategorie an.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung und Kategorie. SKU, Hersteller, Modellnummer, Lagerort und Lieferant schaffen eindeutigen operativen Kontext.
2. Erfasse vorhandene freie Menge als Anfangsbestand und dokumentiere die Quelle im Hinweis. Inventonia erzeugt dafür eine Zugangsbewegung.
3. Buche spätere Lieferungen als Zugang. Nutze eine Korrektur ausschließlich nach physischer Zählung des freien Lagerbestands und gib einen konkreten Grund an.

Vor dem Start

Für einen Einbau müssen Komponente, Kategorie und Ziel-Asset aktiv sein. Die freie Menge muss mindestens der Einbaumenge entsprechen.

So gehst du vor

1. Wähle „In Asset einbauen“, suche das Ziel über Name, Inventar- oder Seriennummer und erfasse die Menge. Ein Servicehinweis ist optional.
2. Wähle beim Ausbau das Asset aus der Liste aktueller Einbauten und begrenze die Menge auf den dort verbauten Bestand.
3. Wähle „Zurück ins Lager“ für wiederverwendbare Teile. Wähle „Aussondern“ nur für Teile, die den Bestand dauerhaft verlassen, und dokumentiere den Grund.
4. Prüfe die aktuelle Konfiguration auch direkt im Abschnitt „Verbaute Komponenten“ des betroffenen Assets.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Archivierung gesperrt, müssen freie Mengen begründet auf null korrigiert und alle verbauten Mengen aus den angezeigten Assets ausgebaut werden.

Vor dem Start

Zubehör ist austauschbar und wiederverwendbar. Einzeln gekennzeichnete Geräte bleiben Assets, Verbrauchsartikel bleiben Verbrauchsmaterialien und intern verbaute Teile bleiben Komponenten.

So gehst du vor

1. Suche unter Bestände nach Bezeichnung, SKU, Modell oder Hersteller und grenze die Liste auf Kategorie, Archivzustand, niedrigen Bestand oder Artikel mit offenen Ausgaben ein.
2. Öffne Ausgaben und Rücknahmen und wähle Offen, Überfällig, Abgeschlossen oder Alle. Überfällige Vorgänge werden zuerst nach ihrem Rückgabedatum sortiert.
3. Öffne den Artikel oder die Person für den vollständigen Kontext, bevor du eine Rücknahme oder Bestandskorrektur buchst.

Vor dem Start

Lege unter Kategorien mindestens eine aktive Zubehörkategorie an. Für eine Ausgabe werden ein aktiver Artikel, ausreichender freier Bestand und eine aktive Person benötigt.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung und Kategorie. SKU, Hersteller, Modellnummer, Lagerort, Lieferant und Meldebestand ergänzen den operativen Kontext.
2. Erfasse vorhandene freie Menge als Anfangsbestand oder buche spätere Lieferungen als Zugang. Ein Hinweis kann die Quelle dokumentieren.
3. Wähle An Person ausgeben, suche die empfangende Person, erfasse Menge und bei Bedarf ein erwartetes Rückgabedatum. Mehrere Ausgaben bleiben getrennte Vorgänge.

Vor dem Start

Für eine Rücknahme muss die gewählte Ausgabe eine offene Restmenge haben. Borrower sehen ihre offenen Ausgaben im eigenen Zuweisungsbereich, buchen Rücknahmen aber nicht selbst.

So gehst du vor

1. Öffne den Vorgang über Ausgaben und Rücknahmen, den Zubehörartikel oder das Mitarbeitendenprofil und wähle Rücknahme buchen.
2. Begrenze die Menge auf die noch offene Menge. Wähle Zurück ins Lager, wenn sie erneut verfügbar ist.
3. Wähle Aussondern nur für beschädigte, verlorene oder dauerhaft ausgeschiedene Mengen und dokumentiere den konkreten Grund. Unterschiedliche Verbleibe werden als getrennte Buchungen erfasst.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Rücknahme abgelehnt, prüfe offene Restmenge, Archivzustand und ob eine parallele Buchung den Vorgang bereits verändert hat. Lade die Seite neu, bevor du erneut buchst.

Vor dem Start

Ein Produkt beschreibt die wiederverwendbare Softwareidentität. Jede Beschaffung, Vertragslaufzeit oder getrennte Bestellposition wird als eigener Lizenzdatensatz erfasst.

So gehst du vor

1. Öffne Produkte und lege Produktname sowie optional Herausgeber und Beschreibung an.
2. Wechsle zu Lizenzen und erfasse Typ, Sitzanzahl, Laufzeit, Lizenznehmer und vorhandene Einkaufsreferenzen.
3. Hinterlege Kosten nur zusammen mit einer ISO-Währung. Abonnements und Testlizenzen benötigen ein Laufzeitende.

Vor dem Start

Neue Zuweisungen benötigen eine aktive, nicht abgelaufene Lizenz mit freiem Sitz und ein aktives Ziel.

So gehst du vor

1. Öffne die Lizenz und wähle Sitz zuweisen. Entscheide zwischen Mitarbeitenden und Asset und suche das konkrete Ziel.
2. Ergänze nur nötige Übergabe- oder Nutzungshinweise und bestätige die Zuweisung.
3. Wähle Zuweisung beenden und dokumentiere den Grund, sobald der Sitz nicht mehr genutzt wird.

Vor dem Start

Nur Administratoren können Produktschlüssel setzen, entfernen oder im Klartext anzeigen. Fachliche Lizenzdaten bleiben für Editor bearbeitbar.

So gehst du vor

1. Öffne im Dashboard die Liste der bald auslaufenden oder abgelaufenen Lizenzen. Prüfe dort Verlängerung, Ersatz oder Archivierung.
2. Öffne die Lizenz, wähle Verlängern und erfasse das strikt spätere Laufzeitende sowie bei Bedarf Sitzanzahl, Kosten, Währung, Bestellnummer und einen sachlichen Nachweis.
3. Prüfe anschließend den Verlängerungsverlauf mit vorheriger und neuer Laufzeit, Sitzkontingent, Zeitpunkt und handelndem Konto.
4. Zeige einen Produktschlüssel nur für den unmittelbar erforderlichen Vorgang an und schließe den Dialog anschließend.

Vor dem Start

Für die Aktivierung brauchst du ein Startdatum und ein noch nicht erreichtes Laufzeitende. Prüfe vorher Lieferant, Kosten und zuständige Person.

So gehst du vor

1. Lege den Vertrag mit eindeutiger Vertragsnummer, Typ, Bezeichnung und vorhandenen Laufzeitdaten als Entwurf an.
2. Erfasse Kosten nur gemeinsam mit Währung und Abrechnungsintervall. Die Kündigungsfrist wird in Kalendertagen vor dem Laufzeitende angegeben.
3. Prüfe den Entwurf und wähle Aktivieren. Beginn und Laufzeitende werden danach ausschließlich über die Vertragsaktionen fortgeschrieben.

Vor dem Start

Nur aktive Verträge und aktive, nicht archivierte Assets können neu verknüpft werden.

So gehst du vor

1. Öffne den Vertrag, wähle Asset verknüpfen und suche nach Name oder Inventarnummer.
2. Lade freigegebene Vertragsunterlagen im Dokumentbereich hoch. Downloads bleiben angemeldeten berechtigten Konten vorbehalten.
3. Beende eine nicht mehr geltende Verknüpfung mit einem konkreten Grund. Der frühere Deckungszeitraum bleibt sichtbar.

Vor dem Start

Ein abgelaufener Vertrag bleibt als offener Arbeitsfall aktiv, bis eine Verlängerung oder Beendigung erfasst wurde.

So gehst du vor

1. Öffne die Übersicht der anstehenden Fristen und prüfe Vertrag, Entscheidungstermin, Dokumente, Kosten und betroffene Assets.
2. Bei Verlängerung erfasse ein strikt späteres Laufzeitende und vorhandene Kosten-, Währungs- und Referenznachweise.
3. Erfasse beim Beenden einen Grund. Inventonia schließt damit auch alle noch aktiven Asset-Verknüpfungen.

Vor dem Start

Ein Mitarbeitendeneintrag beschreibt eine Person im Inventarprozess. Er ist nicht automatisch ein Anmeldekonto und verbraucht ohne Konto keinen Benutzerplatz.

So gehst du vor

1. Nutze die Suche für Name, E-Mail oder Personalnummer und grenze bei Bedarf nach Quelle, Abteilung, Kostenstelle oder Archivzustand ein.
2. Prüfe vor einer Neuanlage, ob bereits ein ähnlich benannter oder archivierter Datensatz besteht. So vermeidest du geteilte Zuweisungshistorien.
3. Wähle „Mitarbeitende anlegen“ und erfasse Anzeigename, Vor- und Nachname. Ergänze, soweit vorhanden, E-Mail, Personalnummer, Abteilung und Kostenstelle.
4. Kontrolliere den vorgeschlagenen Anzeigenamen und die Identitätshinweise. Eine E-Mail wird normalisiert; fehlende Personalnummer und E-Mail erschweren spätere eindeutige Zuordnung.

Vor dem Start

Personendaten dürfen nur für einen festgelegten betrieblichen Zweck eingesehen und exportiert werden. Die Anwendung ersetzt keine organisatorische Freigabe für eine Auskunft.

So gehst du vor

1. Prüfe im Kopfbereich Quelle, Archivstatus und die Zahl aktiver Zuweisungen. Öffne verknüpfte Assets aus der Zuweisungsliste für Detail- oder Rücknahmeaktionen.
2. Wähle „Bearbeiten“, korrigiere die geprüften Stammdaten und speichere. Bei verzeichnisverwalteten Datensätzen überschreibt die nächste Aktualisierung synchronisierte Felder wieder.
3. Nutze die direkten Suchen nach Abteilung, Kostenstelle, Personalnummer oder E-Mail, um verwandte Datensätze und mögliche Dubletten zu prüfen.
4. Wähle „Personendaten exportieren“ nur im vorgesehenen Auskunftsprozess. Prüfe die Datei vor der Weitergabe: Sie kann Freitextnotizen, Anhangsmetadaten und historische Verknüpfungen enthalten.

Vor dem Start

Der Vorgang koordiniert Inventar und lokale Zugänge. Er deaktiviert keine externen LDAP-, SaaS-, Mail- oder Zutrittskonten.

Admin und Editor dürfen Vorgänge bearbeiten. Viewer können Arbeitsliste, Hindernisse und Historie nur lesen.

So gehst du vor

1. Öffne das Mitarbeitendenprofil, starte das Offboarding und erfasse Austrittsdatum, Grund und nur die erforderliche interne Notiz.
2. Bearbeite die verlinkten offenen Punkte: Asset-Zuweisungen, Reservierungen, Zubehörrückgaben, Lizenzsitze und ein aktives Anmeldekonto.
3. Prüfe eine vorhandene Verzeichnisidentität im angebundenen System. Halte beim Abschluss fest, ob keine Verknüpfung bestand, sie extern deaktiviert wurde oder für einen Wiedereintritt erhalten bleibt.
4. Schließe den Vorgang ab. Inventonia prüft alle lokalen Verpflichtungen erneut und archiviert die Person nur gemeinsam mit dem geschützten Abschlussnachweis.

Wenn es nicht funktioniert

Bleibt der Abschluss gesperrt, öffne jeden angezeigten Blocker und schließe ihn im zuständigen Bereich. Die Prüfung wird beim nächsten Abschlussversuch neu berechnet.

Vor dem Start

Prüfe vor der Archivierung aktive Zuweisungen und ein verknüpftes Konto. Rücknahmen und Kontodeaktivierung sind eigenständige Vorgänge.

Anonymisierung ist für endgültige Datenminimierung vorgesehen und nicht mit Archivierung gleichzusetzen. Sie kann nicht als normale Bearbeitung rückgängig gemacht werden.

So gehst du vor

1. Beende oder kläre aktive Asset-Zuweisungen und entscheide, was mit einem verknüpften Anmeldekonto geschehen soll.
2. Wähle auf der Detailseite „Archivieren“ und kontrolliere im Dialog die Anzahl aktiver Zuweisungen sowie Konto- und Verzeichnisverknüpfung.
3. Für eine Wiederherstellung filterst du die Personenliste auf archivierte oder alle Einträge, öffnest die Person und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe danach veraltete Stammdaten und Verknüpfungen.
4. Exportiere Daten vor einer Anonymisierung nur, wenn der genehmigte Ablauf dies verlangt. Bestätige anschließend, dass identifizierende Felder dauerhaft ersetzt werden.

Vor dem Start

LDAP muss in den Systemeinstellungen eingerichtet, in der Lizenz freigeschaltet und erreichbar sein. Prüfe eindeutige Merkmale wie E-Mail und Personalnummer, nicht nur den Anzeigenamen.

So gehst du vor

1. Öffne den Mitarbeitendendatensatz und starte im Verzeichnisabschnitt die Suche. Verwende E-Mail, Personalnummer oder einen ausreichend eindeutigen Namen.
2. Vergleiche empfohlenen Treffer, Verzeichniskennung, E-Mail und organisatorische Angaben. Verknüpfe erst, wenn die Identität zweifelsfrei übereinstimmt.
3. „Aus Verzeichnis aktualisieren“ übernimmt die aktuell freigegebenen Felder. Prüfe danach, welche Werte geändert wurden.
4. „Verknüpfung trennen“ beendet die Verbindung, löscht aber weder Person noch Inventarhistorie. Nutze dies bei einer Fehlzuordnung und stelle anschließend die korrekte Verbindung her.

Vor dem Start

Für den Self-Service muss das Anmeldekonto mit einer aktiven Person verknüpft sein. Die Kategorie ist verbindlich; ein Modell kann optional vorgegeben werden.

Eine Genehmigung reserviert noch kein Gerät. Erst die Erfüllung erzeugt eine reale Zuweisung und nimmt ein verfügbares Asset aus dem Bestand.

So gehst du vor

1. Erfasse Kategorie, optional das erforderliche Modell, einen realistischen Zieltermin und den konkreten betrieblichen Bedarf. Vermeide personenbezogene oder vertrauliche Angaben im Freitext.
2. Prüfe offene Anforderungen nach Zieltermin, Lagerstatus und verfügbarer Stückzahl. Filtere bei Bedarf nach Kategorie oder Bestandsmaßnahme und genehmige nur bestätigte Bedarfe.
3. Suche in der genehmigten Anforderung nach Inventarnummer, Seriennummer oder Name. Die Auswahl enthält nur passende Lagerassets. Bestätige die dauerhafte Ausgabe erst bei tatsächlicher Übergabe.
4. Storniere offene Anforderungen, wenn der Bedarf entfällt. Bei erfüllten Anforderungen bleibt die Zuweisung verknüpft. Eine spätere Rückgabe buchst du dort.

Wenn es nicht funktioniert

Wird kein passendes Asset angeboten, prüfe Kategorie, Modellbindung, Archivstatus und Lagerstatus. Verwende kein Gerät, das von der genehmigten Anforderung abweicht.

Fehlt eine Entscheidungsmail, prüft die Administration unter „Benachrichtigungen“ Empfänger, Zustellstatus und Fehlercode. Die Entscheidung unter „Meine Zuweisungen“ bleibt gültig; für einen erneuten Versand muss sie nicht wiederholt werden.

Vor dem Start

Das Anmeldekonto muss mit dem richtigen Mitarbeitendeneintrag verbunden sein. Ohne diese Verknüpfung kann Inventonia keine persönlichen Zuweisungen anzeigen.

So gehst du vor

1. Öffne „Meine Zuweisungen“. Die Kennzahlen unterscheiden aktive Zuweisungen, offene Rückgabeanfragen, bald fällige Einträge und Historie.
2. Prüfe für jedes aktive Asset Inventarnummer, Übergabezeitpunkt und Rückgabefrist. Überfällig, heute fällig und bald fällig werden getrennt gekennzeichnet.
3. Wähle „Rückgabe anfragen“, ergänze bei Bedarf eine kurze Notiz zum geplanten Übergabeort oder Zustand und sende die Anfrage.
4. Warte auf die tatsächliche Rücknahme durch die zuständige Stelle. Eine Anfrage beendet die Zuweisung noch nicht.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlen erwartete Assets, prüft die Administration zuerst die Kontoverknüpfung und danach, ob die Zuweisung noch aktiv und derselben Person zugeordnet ist.

Vor dem Start

Schreibende Importaktionen benötigen Bearbeitungsrechte. Lesende können bestehende Aufträge und Vorschauen prüfen, aber nicht übernehmen.

Die Datei darf höchstens 25 MiB groß sein und nach dem Auflösen höchstens 50.000 geplante Assets enthalten. Eine physische Einheit gehört in eine eigene Zeile oder muss über eine unterstützte Mengenangabe eindeutig auflösbar sein.

So gehst du vor

1. Bereinige Leerzeilen, zusammengeführte Zellen und rein dekorative Kopfbereiche. Verwende eindeutige Spaltenüberschriften und konsistente Datums- und Statuswerte.
2. Öffne „Importe“ und wähle die Datei. Standardkategorie, Standort, Lieferant und Status setzt du nur für fehlende Werte.
3. Wähle den Inventarnummernmodus: vorhandene Nummer verwenden oder erzeugen, immer erzeugen oder eine importierte Nummer zwingend verlangen.
4. Starte den Upload und warte auf Verarbeitung. Große Dateien laufen im Hintergrund; Status und Fortschritt aktualisieren sich automatisch.

Wenn es nicht funktioniert

Bei fehlgeschlagener Verarbeitung öffnest du die Detailansicht und lädst die Fehlerdatei herunter. Abbrechen ist nur möglich, solange die Verarbeitung noch läuft oder wartet.

Vor dem Start

Der Auftrag muss verarbeitet sein und erkannte Überschriften enthalten. Prüfe bei Excel-Dateien jedes aktiv verarbeitete Arbeitsblatt.

So gehst du vor

1. Öffne den Importauftrag und vergleiche erkannte Überschriften mit den Zielgruppen Asset, Zuweisung, benutzerdefinierte Felder und Standardwerte.
2. Ordne mindestens Asset-Name sowie alle für deinen Inventarnummernmodus benötigten Felder zu. Verwende für eindeutige Zuweisungen die Personenkennung statt nur des Namens.
3. Ordne Modell, Hersteller und Modellnummer nur zu, wenn diese Angaben aus der Datei übernommen werden sollen. Ohne eine Modellzuordnung bleibt eine bestehende Verknüpfung unverändert.
4. Ordne kategoriespezifische Felder nur zu, wenn die Zielkategorie diese Definition besitzt. Kontrolliere Datentyp und erlaubte Auswahlwerte.
5. Speichere eine geprüfte Zuordnung unter einem eindeutigen Namen. Die Vorlage enthält nur die Zuordnung, nicht die importierten Datensätze.
6. Wende die Zuordnung an und berechne die Vorschau neu. Geänderte Zuordnungen können bisher gültige Zeilen ungültig machen und umgekehrt.

Vor dem Start

Der Auftrag muss den Status „Bereit“ haben. Eine Übernahme ist nur mit Bearbeitungsrechten und ohne blockierende Zeilen möglich.

So gehst du vor

1. Prüfe die Gesamtzahlen für gültig, ungültig, übersprungen und geplant. Filtere anschließend gezielt nach Fehlern, Arbeitsblatt und Suchbegriff.
2. Öffne problematische Zeilen und kontrolliere Rohdaten, geplante Aktion, verknüpftes Asset, Änderungen und Fehlermeldungen. Eine Aktualisierung darf keine unerwarteten Felder überschreiben.
3. Prüfe gekennzeichnete neue Modellkatalog-Einträge auf Kategorie, Hersteller, Bezeichnung und Modellnummer. Sie werden erst zusammen mit der bestätigten Übernahme angelegt.
4. Löse fehlende Personen, Kategorien oder Lieferanten über die angebotenen Einzel- oder Sammelaktionen. Prüfe bei Seriennummernkonflikten den vorhandenen Assetdatensatz; erzeuge keine Dublette als Abkürzung.
5. Korrigiere Zuordnung und Daten, bis keine ungültigen Zeilen oder ungeklärten Konflikte mehr übrig sind. Für Korrekturen außerhalb von Inventonia kannst du die Fehlerliste herunterladen.
6. Öffne den Übernahmedialog, kontrolliere betroffene Arbeitsblätter und Zeilenzahlen und bestätige „Import übernehmen“ genau einmal.

Vor dem Start

Der technische Betreiber muss zulässige Importverzeichnisse freigegeben haben. Die Oberfläche akzeptiert keine beliebigen Dateisystempfade außerhalb dieser Grenzen.

So gehst du vor

1. Lege Name, freigegebenen Pfad, Dateimuster und Aktivstatus der Quelle fest. Verwende ein enges Muster, das nur die vorgesehenen Dateien erfasst.
2. Starte die Quelle manuell und öffne den erzeugten Auftrag. Auch Verzeichnisquellen durchlaufen Zuordnung, Vorschau, Prüfung und Übernahme.
3. Bearbeite oder deaktiviere die Quelle, bevor Pfad oder Dateiformat produktiv geändert werden. Prüfe danach einen vollständigen Testauftrag.
4. Lösche nur Importaufträge, deren Vorschau und Nachweise nicht mehr benötigt werden und die nicht übernommen wurden. Der Dialog nennt Datei, Zeitpunkt und Zeilenumfang.

Vor dem Start

Lege vorab fest, welcher Bestand geprüft wird und wer während des Laufs Änderungen koordiniert. Parallelbewegungen können sonst zu erklärungsbedürftigen Abweichungen führen.

So gehst du vor

1. Öffne „Inventuren“, vergib einen eindeutigen Namen und beschreibe Zeitraum oder Bereich im Namen so, dass der Lauf später verständlich bleibt.
2. Prüfe den beim Anlegen erzeugten Snapshot aller aktiven Assets und die Zahl erwarteter Positionen. Lege für einen anderen organisatorischen Umfang einen getrennten, eindeutig benannten Lauf an.
3. Speichere den Entwurf. Filtere in der Übersicht nach Name oder Status und öffne die Detailseite für eine letzte Kontrolle.
4. Starte die Inventur erst, wenn Umfang und Verantwortlichkeit stimmen. Nach dem Start werden Funde und Abweichungen als Inventurergebnisse erfasst.

Vor dem Start

Der Lauf muss gestartet sein. Unterstützt werden manuelle Eingabe und Scanner, die Codes wie eine Tastatur in das aktive Eingabefeld schreiben. Eine direkte Kamera- oder serielle Geräteanbindung ist nicht Bestandteil dieser Oberfläche.

So gehst du vor

1. Setze den Fokus in das Erfassungsfeld, scanne oder tippe die Inventarnummer und sende sie ab. Warte auf die Rückmeldung, bevor du den nächsten Code erfasst.
2. Prüfe Meldungen für unbekannte, bereits erfasste oder außerhalb des Umfangs liegende Codes. Korrigiere keinen Bestand allein aufgrund eines Scannfehlers.
3. Filtere Positionen nach offen, gefunden, fehlend oder Abweichung. Markiere nicht auffindbare Einträge als fehlend und notiere, was geprüft wurde.
4. Arbeite offene und auffällige Positionen über die Prüfkarte ab. Abweichungen bei Standort oder Status musst du prüfen; die Stammdaten ändern sich dadurch nicht.
5. Schließe die Inventur erst nach Prüfung aller offenen Positionen ab und exportiere bei Bedarf den Nachweis. Ein Entwurf kann vor dem Start bearbeitet oder gelöscht werden; ein belegter Lauf bleibt als Historie erhalten.
6. Öffne nach dem Abschluss die Differenzliste. Kläre jede fehlende Position mit einem kontrollierten Ergebnis und konkreter Begründung. Eine fehlerhafte Klärung wird begründet wieder geöffnet.

Vor dem Start

Kennzahlen sind Momentaufnahmen. Bevor du handelst, öffne die verlinkte Liste und prüfe die einzelnen Datensätze.

So gehst du vor

1. Prüfe zuerst die wichtigsten Kennzahlen für Assets, Mitarbeitende und aktive Zuweisungen sowie die Statusverteilung.
2. Arbeite „Heute auf dem Tisch“ nach Dringlichkeit ab: offene Rückgabeanfragen, aktive Reservierungen, fällige oder überfällige Wartung, laufende Inventurpositionen und ungeklärte Inventurdifferenzen.
3. Öffne Datenqualitätskarten für fehlende Seriennummern, fehlende Standorte oder Widersprüche zwischen Zuweisung und Status. Die Karte führt direkt in eine passende Inventaransicht.
4. Administratoren prüfen den Systemzustand für Backup, Mail, Metriken, Scheduler, Verzeichnis und Anhang-Scan. „Handlungsbedarf“ bedeutet, dass der technische Betrieb kontrolliert werden muss.
5. Bei einer neuen Installation arbeite die Erste-Schritte-Checkliste ab. Blende sie erst aus, wenn Stammdaten, erstes Asset, erste Person, Inventur und Berichte geprüft wurden.

Vor dem Start

Welche Kategorien sichtbar sind, hängt von Rolle, Verzeichnisfunktion und vorhandenen Vorgängen ab. Eine leere Arbeitsliste bedeutet nur, dass in diesem Bereich nichts offen ist.

So gehst du vor

1. Mit den Schaltern wechselst du zwischen allen Hinweisen, Asset-Anforderungen, Verzeichnisprüfungen, Rückgabeanfragen, Erinnerungen und überfälligen Erinnerungen. Die Textsuche grenzt die geladenen Hinweise weiter ein.
2. Öffne ausstehende Asset-Anforderungen über ihre Referenz, prüfe Bedarf und Zieltermin und entscheide sie in der Asset-Anforderungsansicht. Diese Arbeitsliste ist Admin und Editor vorbehalten.
3. Prüfe Verzeichniswarnungen einzeln oder wähle mehrere eindeutige Hinweise aus und markiere sie gemeinsam als erledigt. Fachliche Namens- oder Austrittsentscheidungen triffst du im Verzeichnisbereich.
4. Öffne eine Rückgabeanfrage, prüfe Asset, Person, Zeitpunkt und Notiz und führe die Rücknahme erst nach physischer Übergabe aus. Wähle „Auf Lager“ oder „Wartung“; Wartung verlangt einen konkreten Hinweis.
5. Erinnerungen zeigen bald fällige oder überfällige Zuweisungen. Öffne das Asset, um eine Rücknahme zu buchen, den Termin zu ändern oder den Fall zu klären. Die Frist bleibt sonst unverändert.
6. Administratoren können eine Zustellprüfung ausführen. Sie sendet eine Beispielzusammenfassung an aktive Empfänger und eingerichtete Webhooks und zeigt die Ergebnisse nach Empfänger, Kanal und Kategorie.

Vor dem Start

Die Reservierungsfunktion muss lizenziert sein. Die Person muss aktiv und das Asset darf nicht archiviert oder ausgemustert sein. Eine Reservierung ist noch keine tatsächliche Zuweisung.

So gehst du vor

1. Lege Beginn und Ende fest. Suche danach über Name, Inventar- oder Seriennummer nach einem freien Asset und wähle die Person. Ergänze bei Bedarf eine kurze Notiz zum Übergabekontext.
2. Die Asset-Suche blendet aktive Überschneidungen aus. Bei einer Zeitraumänderung wird die Auswahl geleert. Beim Speichern wird die Verfügbarkeit erneut geprüft; inzwischen entstandene Konflikte werden dabei gemeldet.
3. Nutze Listen- oder Kalenderansicht und filtere nach Asset, Person, Status und Zeitraum. Die lokale Suche und Statusschalter grenzen die geladene Liste zusätzlich ein.
4. Öffne die Detailseite zum Bearbeiten. Das Asset bleibt unverändert; Person, Zeitraum und Notiz lassen sich soweit zulässig anpassen.
5. Bestätige die vorgemerkte Reservierung nach Prüfung von Asset, Person und Zeitraum. Erst danach ist „Als erfüllt markieren“ verfügbar.
6. Schließe eine bestätigte Reservierung als erfüllt ab und ergänze bei Bedarf eine Abschlussnotiz. Beim Stornieren ist ein konkreter Grund erforderlich.

Vor dem Start

Die Wartungsfunktion muss lizenziert sein. Für eine Aufgabe wird ein aktives Asset benötigt; Bearbeitung und Abschluss erfordern Schreibrechte.

So gehst du vor

1. Suche das Asset, wähle Art wie DGUV V3, Inspektion, Wartung, Kalibrierung oder benutzerdefiniert und übernimm einen passenden Titel.
2. Lege Fälligkeit, optionales Wiederholungsintervall in Tagen, Vorlauf für Erinnerungen und sachliche Notizen fest. Prüfe die Zusammenfassung für einmalig oder wiederkehrend.
3. Filtere aktive Aufgaben nach Asset, Status und Fälligkeitsbereich. Listen- und Kalenderansicht sowie „Demnächst“ helfen bei der Einsatzplanung. Das Archiv zeigt historische Aufgaben getrennt.
4. Öffne eine Aufgabe zum Bearbeiten. „Abschließen“ erfasst Ausführungszeit, ausführende Person, optional Dienstleister, Belegreferenz, Betrag mit Währung und einen abweichenden nächsten Termin. Wähle bei Bedarf einen vorhandenen Asset-Anhang oder lade einen neuen Prüfbericht hoch.
5. Mit „Überspringen“ hältst du fest, dass der Termin nicht ausgeführt wurde. „Archivieren“ entfernt eine nicht mehr gültige Aufgabe aus der aktiven Planung. Kontext und frühere Durchführungen bleiben im schreibgeschützten Archiv erhalten.

Vor dem Start

Lieferant und Zielstandort müssen aktiv sein. Asset-Positionen benötigen eine Kategorie; Verbrauchsmaterialien, Komponenten und Zubehör werden aus dem jeweiligen aktiven Katalog gewählt. Nur Admin und Editor dürfen Bestellungen verändern.

So gehst du vor

1. Lege eine Bestellung mit Lieferant, Zielstandort, Währung und mindestens einer Position an. Wähle je Position Asset, Verbrauchsmaterial, Komponente oder Zubehör und erfasse Menge sowie optional Einzelpreis und Liefertermin.
2. Öffne aus einem genehmigten, noch ungedeckten Asset-Bedarf einen Bestellentwurf. Kategorie, Modell und Anforderungsreferenz werden übernommen. Lieferant und Konditionen legst du selbst fest.
3. Prüfe den Entwurf und markiere ihn mit dem tatsächlichen Bestelldatum als bestellt. Danach sind Lieferant, Ziel, Währung und Positionen eingefroren. Filter für Status, Lieferant, Standort und Überfälligkeit grenzen die Arbeitsliste ein.
4. Erfasse jeden Wareneingang mit Eingangsdatum und optionaler Lieferscheinnummer. Wähle nur tatsächlich eingetroffene Restmengen. Für jedes Asset sind Name und Inventarnummer erforderlich; eine Seriennummer kann ergänzt werden.
5. Bei Mengenartikeln erhöht der Wareneingang den Bestand am Zielstandort. Bei Assets entstehen einzelne Bestandsdatensätze. Bestellung, Eingang, erzeugtes Asset oder Lagerbewegung bleiben miteinander verknüpft.
6. Schließe eine teilweise gelieferte Bestellung mit Restmenge nur, wenn keine weitere Lieferung mehr kommt. Halte den Grund fest. Ohne gebuchten Wareneingang lässt sich die Bestellung auch stornieren.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Position nicht auswählbar, prüfe Archivstatus und Restmenge. Wurde eine Asset-Anforderung bereits auf anderem Weg beschafft, kläre zuerst die offene Bestellung oder Position.

Vor dem Start

Quell- und Zielstandort müssen aktiv und verschieden sein. Mengenpositionen benötigen Bestand am Quellstandort; Assets müssen dort aktiv und auf Lager sein. Nur Admin und Editor dürfen Transfers verändern.

So gehst du vor

1. Prüfe unter „Standortbestände“ verfügbare Mengen, Meldebestand und nicht zugeordnete Altbestände. Zugänge, Ausgaben, Einbauten, Rücknahmen und Korrekturen werden immer gegen die ausgewählte Bestandsposition gebucht.
2. Lege einen Transferentwurf mit Quell- und Zielstandort an. Ergänze Assets und Mengenartikel aus dem Quellbestand sowie bei Bedarf geplante Ankunft, Frachtführer, Sendungsnummer und eine kurze Notiz.
3. Prüfe alle Positionen physisch und bestätige den Versand mit dem tatsächlichen Versanddatum. Mengen werden am Quellstandort abgezogen; Assets wechseln auf „Unterwegs“ und sind bis zum Empfang nicht verfügbar.
4. Bestätige am Ziel nur tatsächlich eingetroffene Restmengen. Teilmengen bleiben offen; vollständig empfangene Mengen erhöhen den Zielbestand und empfangene Assets werden am Ziel wieder „Auf Lager“ geführt.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Position nicht auswählbar, aktualisiere Quellbestand und Transfer. Prüfe Standort, Asset-Status, offene Transfers und verfügbare Menge der konkreten Bestandsposition.

Vor dem Start

Berichte verwenden den aktuell gespeicherten Datenstand. Exporte können personenbezogene und interne Angaben enthalten. Schütze sie vor unbefugtem Zugriff.

So gehst du vor

1. Wähle im Katalog den passenden Bestands-, Mitarbeiter-, Zuweisungs-, Audit- oder Inventurexport. Prüfe vorher die gesetzten Filter.
2. Verschaffe dir einen Überblick über Statusverteilung, Aktivität, anstehende Rückgaben, letzte Importe und Inventuren. Die Ursache findest du im jeweils verknüpften Datensatz.
3. Prüfe im Asset-Lebenszyklus überfällige oder anstehende Ersatzplanung, Garantiefristen und die Abdeckung der Planungsdaten. Wähle den Zeitraum, grenze ein Signal ein und öffne den betroffenen Assetdatensatz zur Korrektur.
4. Im Berichtsexplorer legst du Zeitraum, Ereignisart und weitere Regeln fest. Mehrere Regeln engen die Ergebnismenge gemeinsam ein; entferne Regeln, die nicht zur Fragestellung gehören.
5. Nutze Schnellfilter für typische Fragen und die lokale Suche für die bereits geladenen Ereignisse. Setze beides zurück, bevor du eine scheinbar leere Auswertung bewertest.
6. Speichere häufig verwendete Regelkombinationen als Berichtsvorlage. Wende sie später erneut an oder lösche sie, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

Vor dem Start

Kategorien beeinflussen Formulare, Importe, Filter und Berichte. Plane Namen und Hierarchie vor größeren Änderungen und vermeide gleichbedeutende Parallelkategorien.

So gehst du vor

1. Öffne „Stammdaten“ und den Abschnitt Kategorien. Suche bestehende Einträge und filtere nach allen, Wurzelkategorien oder Kategorien mit eigenen Feldern.
2. Lege eine Kategorie mit eindeutigem Namen, optionaler Beschreibung und Sortierreihenfolge an. Ordne sie bei Bedarf einer übergeordneten Kategorie zu.
3. Füge eigene Felder mit stabilem Schlüssel, verständlicher Bezeichnung, Typ und Pflichtstatus hinzu. Bei Auswahlfeldern legst du außerdem die erlaubten Optionen fest. Ändere Schlüssel nicht ohne Migrationsplan für vorhandene Asset-Werte.
4. Klappe große Bäume nach Bedarf ein oder aus. Prüfe vor dem Archivieren die Zahl der Unterkategorien und Felder. Ändere nur die benötigten Eigenschaften.
5. Zum Wiederherstellen suchst du den archivierten Eintrag und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe auch übergeordnete Kategorien und Feldoptionen, bevor neue Assets ihn verwenden.

Vor dem Start

Das Modell benötigt eine aktive Kategorie. Suche vor der Anlage nach abweichender Großschreibung oder zusätzlichen Leerzeichen; Inventonia verhindert normalisierte Dubletten.

So gehst du vor

1. Öffne „Stammdaten“ und „Modelle“. Grenze die Liste nach Suchbegriff, Kategorie und Archivzustand ein.
2. Lege Kategorie und Modellbezeichnung fest. Ergänze Hersteller, Modellnummer und Beschreibung nur mit verlässlichen Produktdaten.
3. Hinterlege optionale Standardwerte für Garantie und Nutzungsdauer in Monaten. Sie gelten nur für neue Assets mit noch leeren Einzelfeldern.
4. Archiviere nicht mehr auswählbare Modelle. Bestehende Asset-Verknüpfungen bleiben lesbar; „Wiederherstellen“ gibt das Modell für neue Zuordnungen frei.

Vor dem Start

Prüfe vor einer Neuanlage ähnliche Schreibweisen. Einheitliche Standorte und Lieferanten sind Voraussetzung für verlässliche Filter und Auswertungen.

So gehst du vor

1. Lege einen Standort mit Namen und optionaler Beschreibung an. Erfasse Gebäude, Etage, Raum und Bereich nur so detailliert, wie es die tatsächliche Struktur verlangt.
2. Lege Lieferanten mit eindeutigem Namen und einer kurzen, sachlichen Beschreibung an. Vertrags- oder Kontaktdaten gehören nur hinein, wenn dieser Zweck organisatorisch vorgesehen ist.
3. Nutze die lokale Suche, bearbeite Schreibweise oder Struktur und speichere. Prüfe danach die betroffenen Asset-Filter.
4. Archiviere nicht mehr verwendete Einträge, statt sie aus historischen Assets zu entfernen. Wiederherstellen macht sie erneut für neue Datensätze auswählbar.

Vor dem Start

Nur Administratoren haben Zugriff. Für Standortrollen müssen die betreffenden Konten und Standorte bereits vorhanden sein.

So gehst du vor

1. Prüfe Organisations- und Produktnamen. Hinterlege bei Bedarf eine erreichbare Logo-URL sowie Primär- und Akzentfarbe.
2. Speichere das Branding und prüfe Navigation, Anmeldung und Seitentitel in beiden Sprachen.
3. Wähle für einen eingeschränkten Zugriff das Konto, den Standort und die passende Rolle aus. Die Standortrolle kann die Kontorolle nur einschränken, nicht erweitern.
4. Prüfe bestehende Zuweisungen und entferne nicht mehr benötigte Standortrollen einzeln.

Vor dem Start

Nur Administratoren haben Zugriff. Prüfe vor Änderungen Kontoquelle, aktuelle Rolle, Status, Zwei-Faktor-Zustand und die Verknüpfung zur Person.

So gehst du vor

1. Suche nach Namen oder E-Mail und nutze die Fokusfilter für lokal, extern, deaktiviert, ohne Personenlink oder Zwei-Faktor-Handlungsbedarf. Die Suche oberhalb der Tabelle grenzt die angezeigte Seite weiter ein.
2. Lege ein lokales Konto mit Name, E-Mail, Rolle und sicherem Startpasswort an. Übermittle das Passwort getrennt und fordere eine zeitnahe Änderung.
3. Verknüpfe das Konto mit genau einem Mitarbeitendeneintrag, wenn die Person eigene Vorgänge bearbeiten soll oder Aktionen eindeutig zugeordnet werden müssen. Suche nach mehreren Merkmalen und prüfe die Identität vor dem Speichern.
4. Ändere Rollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte. Ein administratives Passwortsetzen beendet aktive Sitzungen und setzt vorhandenen Zwei-Faktor-Schutz des Zielkontos zurück.
5. Deaktiviere ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Konten. Anonymisiere Kontodaten nur im freigegebenen Datenschutzprozess und exportiere Personendaten nur mit passendem Zweck.

Vor dem Start

Die Kontoseite steht nicht für reine Ausleihkonten bereit. Passwortänderungen gelten nur für lokale Konten; LDAP- und SSO-Zugangsdaten bleiben beim externen Identitätsdienst.

So gehst du vor

1. Zum Passwortwechsel gibst du aktuelles und neues Passwort ein, prüfst Stärke und Regeln und bestätigst. Die aktuelle Sitzung bleibt nach einem normalen Eigenwechsel aktiv.
2. Administratoren aktivieren TOTP, indem sie den QR-Code mit einer Authenticator-App scannen und den Vorgang mit aktuellem Passwort und Code bestätigen. Bewahre Wiederherstellungscodes getrennt und geschützt auf.
3. Neue Wiederherstellungscodes machen den bisherigen Satz ungültig. Zum Deaktivieren von 2FA ist eine erneute Bestätigung mit Passwort und gültigem zweiten Faktor erforderlich.
4. Wähle für Benachrichtigungen Sprache und Kategorien wie Asset-Anforderungen, Fristen, Wartung, Garantie, Softwarelizenzen oder Inventurprüfung. Wenn Mail deaktiviert ist, werden Präferenzen gespeichert, aber keine E-Mails versendet.
5. API-Tokens erhalten höchstens die Rechte deines Kontos und können enger begrenzt werden. Vergib Name und Gültigkeit, kopiere das Geheimnis sofort und widerrufe nicht mehr benötigte Tokens.

Vor dem Start

Audit-Daten enthalten Sicherheits- und Personenkontext. Der Zugriff ist auf Administration begrenzt und Exporte benötigen einen dokumentierten Zweck.

So gehst du vor

1. Setze Suchbegriff, Ereignistyp, Zeitraum und Seitengröße. Konkrete Ereignistypen wie Anmeldung, Rollenänderung, Token-Lebenszyklus, Asset- oder Importaktion grenzen die Treffer gezielt ein.
2. Prüfe Zeitpunkt, Akteur, Ziel und technische Details eines Treffers. Systemereignisse können ohne menschlichen Akteur erscheinen.
3. Nutze Schnellfilter für Anmeldungen, Kontosicherheit oder API-Tokens und die lokale Suche, um die geladene Seite weiter einzugrenzen.
4. Exportiere CSV für tabellarische Auswertung oder JSON für strukturierte Weiterverarbeitung. Dokumentiere Filter und Zeitraum zusammen mit der Datei.

Vor dem Start

Nur eine unveränderte, für diese Installation ausgestellte Lizenzdatei kann aktiviert werden. Sichere die bisherige Datei nach dem betrieblichen Verfahren, bevor du sie ersetzt.

So gehst du vor

1. Prüfe Status, Ablaufdatum und gegebenenfalls verbleibende Schonfrist. Eine ungültige Lizenz sperrt reguläre Arbeitsbereiche, lässt aber Lizenz- und Rechtsseiten erreichbar.
2. Vergleiche Benutzer- und Asset-Nutzung mit den Grenzen. Plane Erweiterung oder Datenbereinigung vor Erreichen des Limits; Archivierung kann je nach Lizenzvertrag weiterhin zur Nutzung zählen.
3. Prüfe freigeschaltete Funktionen wie LDAP, Wartung, Reservierungen, erweiterte Berichte, API, mehrere Standorte und SSO.
4. Kontrolliere Instanzkennung und gebundene Instanz. Wähle danach die neue Lizenzdatei, lade sie hoch und prüfe den neu berechneten Status.

Vor dem Start

Änderungen können Anmeldung, Mail, Hintergrundaufgaben und Erreichbarkeit beeinflussen. Sichere aktuelle Konfiguration und Backup, halte einen lokalen Administrationszugang bereit und plane ein Wartungsfenster.

Vor dem ersten Konto ist der Installationscode erforderlich. Nach der Einrichtung benötigen Änderungen eine bestätigte Administratorsitzung oder das lokale Administratorpasswort.

So gehst du vor

1. Wähle Grundlegend, Erweitert oder Alle. Arbeite die sichtbaren Schritte nacheinander ab; die Zusammenfassung zeigt noch ungeprüfte oder unvollständige Bereiche.
2. Prüfe öffentliche Web- und API-Adresse. Sie müssen für Browser und externe Rückrufe erreichbar sein und dürfen im Produktivbetrieb nicht auf localhost zeigen.
3. Teste Datenbank und gegebenenfalls Redis. Redis koordiniert Scheduler in mehreren API-Instanzen; bei einer einzelnen Instanz kann der lokale Modus ausreichend sein.
4. Konfiguriere SMTP-Absender und Zugangsdaten, versende eine Testmail und prüfe bei Bedarf die Webhooks. Ohne funktionsfähigen Mailversand bleiben Links zum Zurücksetzen von Passwörtern und geplante E-Mails aus.
5. Ergänze Angaben zur Bereitstellung, zum Metrikzugriff und zu den Rechtstexten. Mit Platzhaltern oder fehlenden Betreiberangaben ist die Installation noch nicht bereit für den Produktivbetrieb.
6. Führe pro Abschnitt den angebotenen Test aus, öffne die Abschlussprüfung und speichere erst, wenn keine blockierenden Hinweise verbleiben. Dienste können einen Neustart benötigen.

Vor dem Start

Die jeweilige Lizenzfunktion und die Dokumentation des Identitätsdienstes werden benötigt. Richte die Integration zuerst in einer Testgruppe ein und behalte ein aktives lokales Administratorkonto.

So gehst du vor

1. Für LDAP wählst du ein passendes Schema, trägst Server, Bind-DN, Suchbasis, Filter und Attributzuordnung ein und verwendest TLS mit geprüfter Zertifikatskette. Ein Zertifikat kann über die Dateiauswahl übernommen werden.
2. Führe LDAP-Diagnosen für Verbindung, Bind, Suche und Zuordnung aus. Behebe jeden fehlgeschlagenen Schritt, bevor du automatische Synchronisation aktivierst.
3. Für SSO konfigurierst du Anbieterkennung, sichtbaren Namen, Issuer, Client-ID, Client-Secret, Scopes, Standardrolle und Freigabestatus. Die Rückrufadresse muss beim Anbieter exakt hinterlegt sein.
4. Wenn SCIM genutzt wird, aktiviere Provisioning erst mit eigenem Bearer-Token und kontrolliere den angezeigten Basisendpunkt. Der Identitätsdienst verwaltet dann Konten gemäß der konfigurierten Zuordnung.
5. Speichere, starte erforderliche Dienste neu und teste Anmeldung, Abmeldung, Rollenzuweisung, Kontoverknüpfung und Deaktivierung mit einem nicht privilegierten Testkonto.

Vor dem Start

LDAP muss lizenziert, gespeichert und diagnostisch erreichbar sein. Definiere vorab, welche Gruppen nur Personen, Konten bei Anmeldung oder vollständige Synchronisationskonten erzeugen sollen.

So gehst du vor

1. Prüfe Kennzahlen, Verbindung und Synchronisationsdiagnose. Hinweise führen bei Bedarf zu Systemeinstellungen, Benutzerkonten oder betroffenen Personen.
2. Suche eine LDAP-Gruppe, füge sie als Zuordnung hinzu und wähle Rolle, Bereitstellungsart und Aktivstatus. „Nur Mitarbeitende“ erstellt kein Anmeldekonto und verbraucht keinen Sitz.
3. Prüfe die betroffene Gruppe, bevor du Zuordnungen änderst oder entfernst. Beim nächsten Lauf können sich dadurch Rollen, Konten oder der Personenbestand ändern.
4. Starte die Synchronisation und warte auf den Abschluss. Prüfe verarbeitet, zugeordnet, neu provisioniert, aktualisiert und übersprungen sowie konkrete Fehler.
5. Starte den Prüflauf. Bei einer Namensänderung wählst du, ob Inventonia den Verzeichnisnamen übernimmt oder den lokalen Namen behält. Bei entfernten Einträgen entscheidest du zwischen Behalten und Archivieren. Prüfe vorher die aktiven Zuweisungen.

Vor dem Start

API-Zugriff muss lizenziert sein. Die Integration benötigt einen technischen Eigentümer, einen klaren Datenzweck und ein eigenes Token mit minimaler Rolle und Ablaufdatum.

So gehst du vor

1. Öffne als Administrator die API-Dokumentation über die Navigation. Wähle dort Endpunkt, Schema der Anfrage, Antworttyp und mögliche Fehlercodes für deinen Anwendungsfall.
2. Erzeuge auf der Kontoseite ein eigenes Token für diese Integration. Begrenze Rolle und Berechtigungsumfang auf das Nötige, setze ein Ablaufdatum und hinterlege den Schlüssel sofort sicher in der Integration.
3. Übermittle das Token als Bearer-Token. Prüfe Ein- und Ausgaben und behandle Seitennavigation, zu viele Anfragen und Wiederholungen wie in der Dokumentation beschrieben.
4. Teste Lese- und gegebenenfalls Schreibzugriffe mit Testdaten. Dokumentiere Eigentümer, Tokenablauf, benötigte Rechte und das Vorgehen zum Sperren des Zugangs.

Vor dem Start

Notiere vor dem Neuladen, welche Seite, welcher Datensatz und welche Aktion betroffen sind. Kopiere eine angezeigte Support-Kennung vollständig, aber keine Passwörter oder Tokens.

So gehst du vor

1. Prüfe zuerst, ob ein Suchbegriff, Filter, Archivstatus, Zeitraum oder die Seitenauswahl den erwarteten Datensatz ausblendet.
2. Prüfe deine Rolle, den Lizenzstatus und bei funktionsabhängigen Bereichen die freigeschalteten Merkmale. Eine nicht sichtbare Schreibaktion ist bei Leserechten erwartetes Verhalten.
3. Kontrolliere Netzwerkverbindung und Offline-Hinweis. Lade die Seite einmal neu, wenn keine ungespeicherten Eingaben bestehen. Sende eine schreibende Aktion nicht wiederholt, solange das Ergebnis unklar ist.
4. Öffne bei Importen, Inventuren, Wartung oder Synchronisation die jeweilige Detail- oder Statusansicht. Hintergrundvorgänge können warten, laufen, fehlschlagen oder abgebrochen sein.
5. Wenn der Fehler bestehen bleibt, dokumentiere Uhrzeit mit Zeitzone, Benutzerrolle, Pfad, Datensatzkennung, erwartetes und tatsächliches Verhalten, Support-Kennung und reproduzierbare Schritte.

Vor dem Start

Lege Verantwortlichkeiten für Stammdaten, Zuweisungen, Importe, Inventuren und Datenschutz fest. Die Software kann widersprüchliche organisatorische Entscheidungen nicht automatisch auflösen.

So gehst du vor

1. Verwende pro physischem Asset genau eine stabile Inventarnummer und pflege Seriennummern zusätzlich. Verwende keine Seriennummer als alleinige interne Identität.
2. Beende Zuweisungen durch Rücknahme oder Umhängen und verwende Statusänderungen für den tatsächlichen Asset-Zustand. Archivierung folgt erst, wenn operative Beziehungen geklärt sind.
3. Prüfe neue Kategorien, Pflichtfelder, Importzuordnungen und größere Sammelaktionen mit einer kleinen Stichprobe und einer zweiten fachkundigen Person.
4. Schreibe Notizen kurz, sachlich und zweckgebunden. Keine Diagnosen, privaten Informationen, Zugangsdaten oder nicht erforderlichen personenbezogenen Details erfassen.
5. Nutze Dashboard-Datenqualität, gespeicherte Ansichten, Berichtsvorlagen und regelmäßige Inventuren als wiederkehrende Kontrollen statt nur als einmalige Bereinigung.

Vor dem Start

Die Rechtsseiten geben die vom Betreiber konfigurierte Fassung wieder. Verbindliche Texte, Fristen und Zuständigkeiten müssen von der verantwortlichen Organisation freigegeben werden; diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.

So gehst du vor

1. Prüfe Impressum, Datenschutz und Cookie-Hinweise nach Einrichtung und nach Änderungen an Betreiber, Hosting, Mail, LDAP, SSO, Webhooks oder Metriken.
2. Erfasse personenbezogene Daten nur in den vorgesehenen Feldern und nur soweit für Inventarzuordnung, Kontakt oder Nachweis erforderlich.
3. Behandle Personendaten-, Audit-, Asset- und Berichtsexporte als neue Dateien außerhalb von Inventonia. Begrenze Empfänger, Speicherort und Aufbewahrungsdauer und lösche sie nach Zweckfortfall.
4. Archiviere Einträge, die nicht mehr in Arbeitslisten erscheinen sollen. Eine Anonymisierung ist nur für bestätigte Datenminimierung gedacht. Halte Freigabe und Grund im vorgesehenen Ablauf fest, nicht als sensible Details im Freitext.
5. Prüfe offene Löschanfragen unter „Datenschutzanfragen“. Dokumentiere Entscheidung und Bearbeitungshinweis, bevor du die Anfrage abschließt oder ablehnst.